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Vacation or pseudo vacation?

As managers, we have not a few tasks; some conducts them by the OUTLOOK;

some uses written notes; I have seen some uses both and some who were keeping

a notebook for each subject. But the common denominator is that they all kept

their tasks in their headmostly the “unimportant stuff”; things that “my wife asked”;

thing that they “promised to their kids” or some things they wanted do for a long time on their own. Also, there’re the distasteful

tasks whichone doesn’t want to write down on a page, such as put the car in the

garage, make an appointment at the dental hygienist etc.

The problem is simple: we all have a limited amount of energy as well as limited

memory, and as long as it’s being occupied by unfinished tasks, the amount of our

available energy for otherthings becoming smaller. The best way to understand it is to imagine a computer with a limited memory, for as long it has many open programs, it finds it difficult to open new ones and

sometimes it barely moves and even get stuck.

Our mind is built the same way­ I’m sure you’ve came across with someone who listened but
was not attentive, as if he was somewhere else. That’s exactly what I’m talking about ­ he just
wasn’t there at that time with you, he thought of his work, the tasks that he has to do, the
problems that plagues him etc.

“The human processor”

Amazingly, a business man who promised his kids four years ago to go to Disney World and ever since it didn’t worked out every year because of a work crisis, no money, someone got sick in the family or what ever… is simply walks around with a little balloon above his head and consistently thinking “wow… I’ve promised my kids I’ll take them to Disney World”. Well, that’s an example to a task that every few months can distract somebody’s mind, but what about a task like “getting the car tested”? This kind of task should be handled on time, because if not, it may result in damage.

There’s also current general tasks like do not forget to stop on the way home to bring diapers, wipes and a new pacifier instead of the one that got lost 🙂

Each task is like a small balloon above our head that drags our attention and causes us not to
be here and now. Each time we start thinking of a task, we’re in fact not here and now. If our
memory is occupied by 50%, we’re actually working or enjoying our spare time with 50%
energy only, because a part of the energy of “the human processor” is at somewhere else.

Write down every task, even the little one

The solution is simple and it works but only if it’s done exactly as I say. If you’ll slack it, don’t get
upset when it wouldn’t work…

1. Sit down in a quiet place.
2. Clear at least two – three hours of you time.
3. Take a paper and a pen or a computer.
4. Write down all the areas in your life in which you’re active.

a. Your place of work:
1. Marketing tasks.
2. Sales tasks.
3. Regulations you have to draw up.
4. Instructions you gave to your employees.
5. Recruiting missing employees.
6. Etc.

b. An organization where you volunteer.
c. Your relationship.
d. Kids.
e. Etc.

Now, for each item in list, write down all the things you need to do, even the most stupid ones. Remember that what ever you didn’t wrote down is taking space in your mind and reduces of your ability to be here and now. Therefore, write down every task, even the little one. Do so for
every subject on the list. Write down until there’s smoke, until you won’t have any attention over nothing. The best sign to know if you’re finished is to have a sense of relief, as if you were
lowering a bag from your back after a long and arduous journey. When you feel you’re done, read again all the written tasks and that’ll remind you immediately some other tasks you have to do. Add them as soon as you recalled them. After you finished arrange the tasks by order of importance. Take control over the tasks; don’t let them fool you. Not all of them are urgent or important. Arrange them by urgency and find out the way to control them.

When I’m doing this exercise with managers, I reach 10­20 pages of tasks on average. If you
didn’t reach those numbers, probably you hide some of your tasks in your sleeve 🙂

Surprisingly, the action of writing down these tasks frees you of the burden of carrying them.
When you’re going on vacation, don’t take the paper with you; leave it at the office and you can go on vacation more relaxed.

First Aid

A first aid tip: take a notebook and a pen to your vacation and at the moment you’ll start
thinking on some tasks, write them down and when you’ll get back home you can add them to
the original list. In this way you can free yourself from thinking of it.
I know it sounds simple but who said that good solutions has to be complicated? If you’ll look
around you’ll see that most of the good things in life are actually the simplest ones.
Have a good vacation! And if you’ll think of something during it ­ I agree it’ll be only the thought
of how it’s fun to apply this tip…

Elad Hadar

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